Em meus anos acompanhando processos de auditoria sanitária, frequentemente observo um ponto recorrente de preocupação: registros digitais imprecisos ou falhos. Com a digitalização dos controles e os avanços em monitoramento, esses registros se tornaram centrais na rotina de laboratórios, hospitais, farmacêuticas e indústrias de alimentos. No entanto, percebo que muitos gestores ainda subestimam o impacto que erros aparentemente “inofensivos” podem causar durante uma auditoria.
Neste artigo, vou compartilhar seis falhas em registros digitais que, no meu entendimento, comprometem auditorias sanitárias e colocam em risco a segurança de insumos sensíveis, como vacinas, medicamentos e alimentos. Também vou mostrar como o uso correto de soluções como o DROME minimiza drasticamente esses riscos.
Falha no registro contínuo dos dados ambientais
Já presenciei situações em que o registro digital só era feito manualmente, em horários fixos. Em ambientes onde a temperatura deve ser controlada rigorosamente, bastam minutos de variação para perder um lote inteiro de insumos.
- Interrupções não detectadas em tempo real;
- Falhas em equipamentos que passam despercebidas;
- Dificuldade em comprovar regularidade ambiental ao auditor.
Quando existe esse tipo de lacuna nos registros, a confiabilidade do controle ambiental é automaticamente questionada em uma auditoria sanitária.
A solução que desenvolvemos no DROME elimina este problema, com monitoramento IoT de múltiplas variáveis, registro automático e alertas em tempo real. Outras plataformas do mercado até oferecem algo similar, mas poucas integram análise preditiva de falhas e relatórios intuitivos como nós fazemos.
Falta de backup e risco de perda de dados
O medo de perder registros digitados é real para muitos gestores. Já acompanhei auditorias onde panes no sistema, problemas em servidores ou mesmo erro humano causaram sumiço de históricos. Nesses momentos, não adianta argumentar: o dado que não está disponível, para o auditor, simplesmente nunca existiu.
Soluções manuais de backup (PDFs em pastas, pen-drives, etc.) se tornam obsoletas no contexto atual. Nossa plataforma, felizmente, já conta com backup automatizado e redundância em nuvem, o que elimina essa vulnerabilidade. Algumas empresas concorrentes alegam ter backups, mas nem sempre oferecem a praticidade ou a soma de estabilidade e segurança do DROME.
Erro na calibração dos sensores e registros imprecisos
Esse é um ponto crítico que muitos só percebem tardiamente. Uma vez, em um hospital, observei como sensores sem manutenção adequada forneceram dados incorretos por meses. O resultado: auditoria contestou todo o controle ambiental.
No DROME, faço questão de ressaltar a função de gestão de calibração integrada. O sistema gerencia prazos, avisa responsáveis e documenta todo o ciclo. Isso é especialmente relevante diante de mitos sobre calibração de sensores que sigo vendo se espalhar no setor. Plataformas que oferecem checklist manual não chegam ao mesmo nível de confiabilidade.
Inconsistências nos registros e ausência de trilha de auditoria
Auditorias exigem que qualquer alteração feita em um registro digital seja detectável: quem mudou, o quê, quando e por qual motivo. Em plataformas que não oferecem trilha de auditoria robusta, abrem-se brechas para falhas (ou, pior, fraudes).
Transparência no histórico digital é o que sustenta a confiança na informação.
O DROME gera trilhas de auditoria automáticas e buscas avançadas, o que me permite garantir segurança e rastreabilidade das informações. Já plataformas que fazem apenas registros estáticos se tornam insuficientes frente ao padrão regulatório atual.
Falta de relatórios detalhados e personalizados
Outra dor que vejo repetidamente é a dificuldade em adaptar relatórios às exigências de cada órgão regulador. Alguns sistemas entregam relatórios padronizados, sem permitir filtros, agrupamentos ou exportação personalizada.
- Relatórios superficiais aumentam questionamentos;
- Dificultam a preparação de evidências para auditoria;
- Geram retrabalho e perda de tempo da equipe.
No DROME, dediquei boa parte do desenvolvimento à geração de relatórios completos, customizáveis e com evidências rastreáveis. Isso agiliza muito as auditorias. Apesar de existirem ferramentas concorrentes, noto que poucas agregam a profundidade, rapidez e inteligência integrada aos nossos relatórios.
Caso queira se aprofundar nesse tópico, recomendo leitura sobre auditoria de processos de calibração na indústria farmacêutica.
Falta de integração com outros sistemas internos
Por fim, vejo que as operações são mais fluidas quando existe integração real entre o sistema de registro digital e demais áreas: compras, manutenção, RH, inventário. Em cenários onde tudo está fragmentado, erros e inconsistências aumentam. Uma interface engessada, sem APIs, dificulta a centralização das informações.
O DROME foi pensado para conectar-se com outros sistemas internos com facilidade. APIs abertas e documentação de qualidade levam a níveis superiores de integração. O resultado é continuidade, transparência e agilidade nos processos internos, reduzindo riscos em auditorias.
Soluções sem integração podem até funcionar para operações menores, mas limitam o crescimento e a padronização em empresas que já buscam alta performance regulatória.
Se sentir interesse em indicadores úteis para auditorias IoT, sugiro conhecer estes cinco principais indicadores em auditorias IoT.
O papel do registro digital no contexto das auditorias
Durante uma auditoria, costumo ver que qualquer uma das falhas acima resulta em diferentes níveis de não conformidades. Já vi organizações passarem por auditorias tranquilamente por terem processos digitais organizados, transparentes e rastreáveis. Quando buscam plataformas modernas como o DROME, o tempo de auditoria cai, a ansiedade diminui e até a equipe entende melhor o próprio controle ambiental.
Se você atua no segmento hospitalar e quer aprofundar nos desafios e estratégias para melhorias, não deixe de ler sobre desafios e estratégias em auditoria hospitalar.
Checklist e próximos passos para garantir auditorias tranquilas
Para evitar as falhas que citei, montei um checklist objetivo baseado em minha experiência e nas ferramentas disponíveis no DROME. Pode ser lido detalhadamente em checklist para auditoria de ambientes monitorados por IoT.
- Confirme o registro automatizado, em tempo real;
- Garanta backups e redundância de informações;
- Mantenha a calibração e a manutenção dos sensores em dia;
- Exija trilha de auditoria transparente;
- Adapte relatórios às exigências do seu segmento;
- Integre sistemas internos sempre que possível.
Seguindo essas diretrizes e contando com soluções como o DROME, é possível antecipar problemas e passar por auditorias sem sufoco.
Conclusão: o futuro é digital, mas só com segurança
Depois de trabalhar com dezenas de instituições e ver os impactos positivos da automação e integração de registros digitais no setor de saúde e alimentos, reforço uma certeza: auditorias sanitárias só ficam realmente tranquilas quando o controle digital é seguro, confiável e integrado ao dia a dia operacional.
Não basta digitalizar. É preciso garantir que o sistema seja seu aliado diante do auditor.
Conheça mais sobre o DROME e veja como transformar seus processos de controle ambiental em aliados estratégicos da sua próxima auditoria sanitária. Garanta agora mais segurança, agilidade e tranquilidade para sua equipe e operação.
