Em meus anos de experiência lidando com cadeias frias, percebi que registrar não conformidades não é apenas um procedimento burocrático. É uma verdadeira linha de defesa para proteger insumos sensíveis e evitar grandes perdas. Quero compartilhar de forma clara como você pode fazer esse registro com segurança, agilidade e riqueza de detalhes, e por que um sistema como o DROME faz tanta diferença nesse processo.
Antes de tudo, o que é uma não conformidade em cadeias frias?
Vejo que muitas pessoas ainda confundem desvios e não conformidades. Quando falo de cadeia fria, uma não conformidade acontece quando qualquer requisito, seja de temperatura, umidade, integridade de equipamentos, processos ou documentação, deixa de ser atendido. Ou seja:
- Temperatura fora do intervalo especificado.
- Equipamento com falha ou parada não planejada.
- A rotina de controle não é seguida ou documentada corretamente.
- Sensores de monitoramento descalibrados ou com leituras duvidosas.
Registrar não conformidades de forma detalhada ajuda a evitar prejuízos, garante rastreabilidade e contribui para processos de melhoria contínua.
Por que o registro é tão necessário?
Já presenciei situações em que o simples esquecimento de registrar um problema resultou em perdas milionárias no estoque de vacinas. O registro correto é fundamental porque:
- Permite identificar rapidamente a causa do problema.
- Gera aprendizado para evitar reincidências.
- Facilita auditorias e controles regulatórios.
- Garante transparência e segurança nas operações.
Transparência é o melhor remédio para falhas em cadeias frias.
Hoje, com plataformas de monitoramento como o DROME, ficou muito mais seguro garantir esse controle, principalmente porque há integração direta com sensores, rastreabilidade automática e emissão de relatórios em poucos cliques.
Quais informações precisam constar no registro?
Se o registro não for completo, de nada serve. Eu sempre sigo esta estrutura básica:
- Identificação da não conformidade: Data, hora e local.
- Descrição precisa do ocorrido: Explique o que houve, citando eventos, leituras e ações já tomadas.
- Dados do responsável: Quem identificou o problema e quem ficou responsável pelo tratamento.
- Impacto avaliado: O que pode ter sido prejudicado pelo desvio.
- Imagens, gráficos ou prints: Evidências sempre ajudam na validação do registro.
- Correção imediata realizada: Se possível, detalhe o que foi feito para corrigir.
- Plano de ação para evitar repetição: Quais melhorias ou correções serão implementadas a médio prazo.
No DROME, esse registro é facilitado, pois boa parte dos campos já vem preenchida com base nos dados coletados pelos sensores IoT. Isso reduz erros de digitação e acelera muito o processo.
Primeiro passo: identificação rápida e precisa
Imagine que um dos seus sensores acusou temperatura abaixo do esperado em uma câmara de insulina. Sem ferramentas apropriadas, o operador talvez só perceba horas depois, quando já houver perda no estoque. Com o DROME, por exemplo, esse alerta acontece imediato: o sistema já inicia o registro da não conformidade, indicando horário, sensor envolvido e o desvio.
Outros sistemas concorrentes, que até podem emitir alertas, muitas vezes não integram de imediato o registro formal da ocorrência. Isso aumenta o risco de dados se perderem ou registros acabarem incompletos. Não vejo vantagem nisso, principalmente quando a rastreabilidade é uma exigência de órgãos fiscalizadores.
Como descrever a não conformidade com detalhes?
Uma dica: evite frases vagas. Ao relatar, sempre indico que você vá direto ao ponto, sem excesso de termos técnicos que só dificultam a análise depois. Exemplo:
- Errado: “Temperatura fora do padrão.”
- Certo: “Às 15h42, o sensor 3 da câmara fria do almoxarifado 1 registrou 12,6ºC (acima do máximo de 8ºC), por 28 minutos, entre 15h10 e 15h38.”
Essa objetividade facilita até para quem vai analisar posteriormente e tomar decisões.
Coleta de evidências: o registro não é só texto
No começo da minha carreira, era comum confiar apenas ao relato do operador para justificar desvios. Hoje, sei que é um erro. Fotos, gráficos do sistema, laudo do sensor e até prints de telas são essenciais. Eles demonstram a veracidade do que foi informado e são decisivos em auditorias internas ou externas.
Soluções como o DROME facilitam o anexo automático dessas evidências. Alguns concorrentes requisitam a inserção manual, o que toma tempo e pode gerar esquecimentos. Prefiro o automatizado, para evitar falhas por questões simples como pressa ou excesso de trabalho da equipe.
O que acontece depois do registro?
Registrar é só o começo. Depois, é importante analisar a causa raiz, definir se o impacto foi total ou parcial, e implementar ações corretivas.
Para isso, é fundamental usar plataformas que permitam:
- Visualização rápida dos históricos de desvios.
- Cruzamento de dados para identificar padrões.
- Geração de relatórios completos para auditorias, como destaca este checklist de conformidade e validação de sensores IoT.
- Gerenciamento das calibrações dos sensores, fortalecendo processos de auditoria.
No DROME, todo o ciclo fica documentado: do momento da ocorrência até a conclusão das ações corretivas. Isso gera confiança tanto para o gestor, quanto para quem fiscaliza o processo.
Quem deve registrar e acompanhar?
Vejo que existe uma dúvida comum: “Quem deve fazer esse registro?” Acredito que todos que têm contato direto com cadeias frias deveriam ser treinados e habilitados a registrar não conformidades. Assim, nenhuma falha passa despercebida.
Porém, o acompanhamento, análise e encerramento do caso deve ser feito por um responsável técnico, geralmente um farmacêutico, engenheiro de qualidade ou gestor. O sistema DROME permite delegar e atribuir responsabilidades, com rastreio de toda a movimentação no registro.
Automatização dos registros: como a tecnologia está mudando esse cenário
Se antes era tudo anotação em planilha, hoje a automação está cada vez mais presente.Plataformas integradas com IoT, sensores inteligentes e análise preditiva são o que há de mais moderno para monitorar e registrar não conformidades em tempo real.
Eu sempre recomendo soluções que oferecem:
- Alertas inteligentes, com envio por SMS, e-mail ou aplicativos específicos.
- Registros automáticos do desvio, vinculando sensor, produto impactado e responsável.
- Geração de relatórios prontos para auditoria, sem retrabalho manual.
- Análises preditivas para prever falhas antes que causem não conformidades.
O DROME se diferencia ao automatizar desde o registro até o plano de ação. A interface é simples, amigável e qualquer colaborador entende o que precisa ser feito. Isso elimina etapas confusas e reduz drasticamente a chance de falhas humanas, que normalmente são o calcanhar de aquiles das operações tradicionais.
Como montar um fluxo eficiente de registro de não conformidade?
Acredito em processos simples e diretos. O fluxo ideal passa por estas etapas:
- Detecção automática ou manual do desvio (por sensor, alarme, operador ou auditoria).
- Registro imediato no sistema com máximo detalhamento.
- Análise e classificação do impacto pelo responsável técnico.
- Implementação das correções imediatas e proposição de ações preventivas.
- Fechamento e arquivamento do caso, mantendo registro digital rastreável.
Cito aqui um conteúdo relevante sobre os tipos de alertas essenciais para cadeia fria, que vai ajudar muito a pensar nos seus fluxos.
Outra referência é o artigo sobre como evitar erros em monitoramento de temperatura na área da saúde, fundamental para quem atua nesse segmento.
Como agir se não houver tecnologia disponível?
Mesmo sem um sistema como o DROME, é possível, mas bem mais difícil, manter o registro manual.
- Oriente sua equipe a anotar tudo em planilhas ou formulários impressos.
- Fotografe manualmente os desvios, anexando ao registro.
- Controle em papel, mapeando quem faz o quê, quando e como.
No entanto, sempre reforço:Apesar de possível, o registro manual aumenta riscos, erros e o tempo gasto na resolução dos casos.
Se sua operação crescer ou se tiver muitas auditorias, o sistema automatizado será mais confiável. Caso pense em avançar, recomendo este artigo sobre manutenção preditiva em câmaras frias, fundamental para evitar surpresas desagradáveis.
Conclusão: registro na prática é prevenção de perdas
Minha experiência mostra que a diferença não está só no registro, mas em como ele acontece e é tratado no dia a dia. Um processo bem definido, aliado à tecnologia certa, previne multas, perdas financeiras e danos à imagem.
O DROME, com automação do início ao fim, integração de sensores IoT e inteligência artificial, coloca seu controle em outro patamar. Se você quer transformar o controle de não conformidades em sua cadeia fria e ter auditorias tranquilas, eu recomendo conhecer o DROME mais de perto e dar esse próximo passo em segurança e rastreabilidade.
O registro preventivo salva insumos, reduz custos e protege a saúde de todos.
